Do’s and dont’s før du køber en digital løsning

Intro

At købe IT kan virke nogle gange virke som en jungle. Teknologier og platforme kommer og går samtidig med, at der konstant viser sig muligheder for at digitalisere nye områder af sin forretning.

Behovet for digitalisering og IT er stort; og udbuddet er endnu større. Online services og leverandører af svingende kvalitet findes overalt. Hvordan navigerer man i denne jungle, og finder frem til software der rent faktisk løser ens réele behov, til en en fornuftig pris og til den rigtige kvalitet?

Vi har her samlet nogle gode råd til indkøb af IT, som forhåbentlig gør det lettere, at vælge det rigtige software eller den rigtige leverandør til den rigtige pris.

Kravspecifikation

Uanset om du ønsker at købe en eksisterende online løsning, eller vil skal bygge noget sammen med en IT leverandør, er det en god idé at skrive en kravspecifikation. På den måde bliver det lettere for dig, at holde leverandører eller løsningerne op imod dine succeskriterier, og få overblik over, om løsningen lever op til dine forventninger.

Kravspecifikationen behøver ikke være tung og teknisk. Tværtimod handler det oftest om, så enkelt som muligt, at sætte ord på dine behov og succeskriterier.

Til en start kan du bruge denne lille skabelon:

“Som ___ vil jeg gerne kunne ___ sådan at jeg ___.”

Skabelonen hjælper dig med at definere:

1. Bruger: Hvem er brugeren? Det kan være dig selv, din chef eller andre personer i din virksomhed.
2. Funktionalitet: Hvad er det du gerne vil kunne gøre i systemet?
3. Værdi: Hvilke værdi skaber dette for dig eller din virksomhed?

TIP: Når du overvejer “værdi”, så husk at der både er en intern og en ekstern værdi. Selvom man kan have en tendens til at fokusere mest på sine egne behov når man indkøber IT, så er det måske i virkeligheden oftest den værdi løsningen skaber for dine kunder, som er den vigtigste.

Et par eksempler på formuleringer i forbindelse med indkøb af et CRM system kunne lyde:

• “Som lille forretningsejer, vil jeg gerne kunne holde bedre styr på den kontakt jeg har til mine kunder, sådan at jeg ikke går glip af vigtige forretningsmuligheder”.
• “Som salgsmedarbejder vil jeg gerne kunne se dialogen fra folk jeg snakker med, sådan at jeg, ikke glemmer hvad jeg har talt med dem om, og har bedre muligheder for at få en tæt dialog”.

Skriv så mange formuleringer du kan, til du føler at du har dækket kravene fra dine brugere, udpenslet funktionaliteten og beskrevet værdien.

TIP: Du kan eventuelt skrive dine sætninger et Excel ark med disse 3 kolonner: Bruger, Funktionalitet og Værdi. Det vil gøre det let for dig, når du senere skal bearbejde kravene.

Derefter kan du konkretisere din kravspecifikation yderligere:

• Sortér sætningerne i prioriteret rækkefølge, så du har et godt overblik over hvilken funktionalitet der er vigtigst for dig, og som giver mest værdi for dig og din virksomhed.
• Overvej hvilke af sætningerne med lavest prioriteret der eventuelt skal lægges i en nice-to-have bunke; – altså funktionalitet, som ikke er strengt nødvendigt, men som kunne være rart at have med.
  Skal der senere gåes på kompromis med prisen, er det rart at have afgjort på forhånd, hvad man eventuelt kan undvære.
• Vil du have flere detaljer i din kravspecifikation, kan du overveje at gøre følgende:
  • Sortér brugerne ud og beskrive dem i et afsnit. Hvem er de? Hvad er deres tekniske kompetenceniveau? Hvad er deres interesse i løsningen.
  • Sortér funktionalitets-beskrivelserne ud og liste dem op i prioriteret rækkefølge. Marker eventuelt på en skala hvor vigtig funktionen er for din virksomhed.
  • Sortér værdi beskrivelserne ud, skrive dem ind i et afsnit der omhandler succeskriterierne for løsningen og din virksomhed.
  • Hvad er din ønsker til leveringstid?

Pris

Kig dine værdier igennem, og overvej hvad den maksimale pris er du vil betale for løsningen, hvis alle disse ønsker virkelig kan blive indfriet. Det er godt at have en idé om et budget klar før man går i gang med, at undersøge leverandører og løsninger.

Husk at indkøb af ny IT også har en intern pris. Hvor meget tid skal der bruges for at sætte sig ind i løsningen? Har I nogen I kan trække på, som kan hjælpe jer igang, eller skal der købes ekstern hjælp ind?

Prisen kan være svær at fastsætte – særligt hvis den handler om reklame eller brandværdi. Værdien er måske ikke altid synlig fra starten. Værdien af en løsning behøver heller ikke altid handle om kroner og ører på bundlinjen, men kan lige så vel opstå i form af ændringer af virksomhedens kultur eller social værdi.

Med mindre du køber en SaaS (software as a service) løsning, skal du være opmærksom på, at der er opstartsomkostninger, som f.eks. indledende udvikling, indkøb af nyt hardware og/eller licenser. Derudover skal der tages højde for efterfølgende driftsomkostninger i form af abonnement, vedligeholdelses omkostninger til systemet, og måske efterfølgende administration og løbende tilretninger.

Eksisterende eller skræddersyet løsning?

Overvejer du at købe en leverandør til, at bygge en skræddersyet løsning til dig? Selvom det nogle gange kan det være nødvendigt, er det vigtigt at du først undersøger markedet for eksisterende muligheder. Rådfør dig eventuelt med en ekspert. Nogle gange skyldes behovet for en skræddersyet løsning, at man har overkompliceret behovet eller problemet, og at en simplere løsning i virkeligheden vil være bedre på den lange bane.

En skræddersyet løsning er dyr i både drift og udvikling. Hvis du kaster dig ud i det, skal du være klar til, at investere gode mængder tid og ressourcer. Derudover kan du med fordel overveje denne klassiske illustration på hvilke krav du realistisk set kan stille til et udviklingsprojekt. Du kan vælge 2 cirkler – men alle 3 er umuligt. Hvis du vil have det hurtigt og billigt, får du ikke høj kvalitet. Høj kvalitet og hurtig leverance vil være alt andet end billigt. En billig løsning af høj kvalitet, vil tage lang tid at udvikle.

Integration og eksport

Overvej hvilke andre systemer I benytter, eller ønsker at benytte på sigt, og om der er krav til at den nye platform skal kunne snakke sammen med disse.

Integrationer der ikke findes i forvejen kan være dyre eller direkte umulige at udvikle efterfølgende.

Når du køber en digital løsning er det derfor tit et sundhedstegn, hvis der i forvejen er mange gode integrations- og eksporteringsmuligheder i platformen. Det vil lette det for dig senere hen, når du køber flere digitale løsninger, eller hvis du senere vil flytte dine data til en anden platform. Mangler disse muligheder låser du dine vigtige data til platformen eller den leverandør du vælger, og det er sjældent en god idé.

Sammenligning eller udbud

Når dine krav og ønsker er defineret i en kravspecifikation er det blot, at gå i gang med at finde nogle gode løsninger. Brug sociale medier som LinkedIn, branchenetværks, foraer eller spørg folk fra din branche hvad de har gode erfaringer med.

List løsningerne i et skema, hvor du sætter særlig fokus på hvilke af dine krav og ønsker der bliver indfriet og hvilke der ikke gør, samt prisen:

Den samlede score gives ud fra, i hvor høj grad løsningen opfylder dine krav. Lav eventuelt et pointsystem inden du sammenligner. Ud fra din prioriterede kravspecifikation, skal vigtige krav give en højere score end funktionalitet, der er prioriteret som nice-to-have.

Hvis pris er vigtigt for dig, skal en lav pris også give en højere karakter end en dyr løsning.

En anden og simpel mulighed er, at plotte løsningerne ind i et diagram hvor du holder prisen op mod hvorvidt løsningen rent faktisk løser alle dine behov:

Formålet vil oftest være, at finde noget der er placeret så langt øverst til højre som muligt. En løsning der opfylder flest behov, til den mest fornuftige pris.

Beslutning og ekstern vurdering

Har du gjort dit forarbejde godt, skulle det ikke være svært at træffe en beslutning. Det vigtigste er naturligvis, at de behov og ønsker du har til funktionalitet stemmer overens med den pris du kommer til at betale.

Du kan også spørge uvildige konsulenter om, at hjælpe dig med gode råd og hjælp.

Kontraktskrivning og indkøb

• Dine data skal tilhøre dig, og det skal altid være muligt for dig, at få dem med videre, hvis i stopper samarbejdet. Samtidig skal være klart, hvis ansvar det er, at eksportere data, og hvad det koster.
• Skriv en databehandleraftale med leverandøren. Selv hvis du køber abonnement hos en eksisterende SaaS (software as a service) løsning, er det vigtigt at sikre, at man enten kan skrive en databehandleraftale med dem, eller at sikre at de lever op til EU databeskyttelsesforordning (EU GDPR regulation). Det er dit ansvar at sørge for, at dine leverandører behandler dine GDPR data forsvarlig og efter reglerne.
• Hvordan er du stillet ift support? Vær sikker på, at du kan få den hjælp du har brug for. Enten at løsningen eller leverandøren tilbyder gode supportmuligheder, eller at du kan tilkøbe konsulent- eller supporthjælp hvis det skulle blive nødvendigt.
• Prøv at presse prisen. Der er set eksempler på, at selv danske SMV’er kan presse amerikanske SaaS (software as a service) virksomheder med på prisen med op til 75%.
• Vær opmærksom på hvor længe du binder dig. Det kan være dyrt, hvis der viser sig at være 12 måneders opsigelse den dag I ikke skal bruge systemet mere. Mange systemer tilbyder rabat, hvis man binder sig for en længere periode. Rådet er derfor at starte med en kort opsigelse, og så evaluere efter f.eks. 2 måneders drift, hvor glade I er for systemet. Derefter kan I overveje om I skal benytte jer af rabatten ved at hæve bindingsperioden.
• Bed en eventuel leverandør om specifikke referencer, som kan vise dig, om vedkommende har den påkrævede erfaring og de nødvendige kompetencer.
• IT-Branchen har det med at bruge deres eget sprog og forkortelser; også i tilbud, leveringsbetingelser og kontrakter. Forstår du ikke hvad de taler om, så er det vigtigt at det bliver beskrevet klart og tydeligt, hvad der menes. Ellers ved du ikke, hvad du køber.
• Skal systemet håndtere vitale data eller processer, så sørg både for leverandørens tavshedspligt, og at der indgået aftale om konsekvenser hvis denne bliver overtrådt. På den måde undgår du, at leverandøren kommer til at dele dine data med andre.
• Køber du software på abonnement eller andre it services, så sørg for at det er beskrevet, hvad der følger med. Det er f.eks ærgerligt, at få ekstra regninger på support og tilretninger, man ikke havde regnet med.
• Køber du konsulentopgaver efter forbrugt tid, så sørg for, at der er aftalt et loft så prisen ikke stikker af. Husk at estimater i juridisk forstand kun kan variere 5% op eller ned.