Projektledelse med Asana

Projektstyringsværktøjer kan bruges i mange typer af virksomheder - om det er campingpladsens ombygning af hytter i vintersæsonen, eller om det er restaurantens planlægning af nye menuer, kan projekter deles op som milepæle. Derfor er et værktøj som Asana brugbart. Asana er tilgængelig både i en browserudgave og som app, og er gratis i prøveversionen, der indeholder de mest basale funktioner; oprettelse af et team, oprettelse af opgaver og andre funktioner til at styre projekters milepæle. Der udvikles løbende på, hvad værktøjerne kan, og Asana har netop annonceret integration med Slack, Zoom og Microsoft Teams, så det bliver muligt at holde videomøder direkte gennem værktøjet.

Hvis du vil have adgang til Asanas mere avancerede funktioner så som muligheden for at gøre detaljeret status over dit team, trække data på anvendelsen og opgaveløsninger eller opsætte integration med andre værktøjer og kalendere, skal du betale for Enterprise-udgaven. Men hvis du blot skal bruge et milepælsværktøj, der kan give et godt overblik over opgaver og ansvarsfordeling, kommer du langt med den basale version.

Selve værktøjet er overskueligt og let at anvende: Opgaver kan trækkes rundt manuelt, der kan konstant redigeres og lægges noter og uploades filer til de enkelte opgaver, sættes farvekoder og tilskrives prioriteter, så de rette opgaver løses først. Opgaver, der er gentagende, kan sættes til at dukke op igen efter tilpassede perioder, så fortløbende opgaver ikke falder ned mellem stolene. Hvis du gerne vil have overblik over, hvad medarbejdere laver, og hvor langt de er, er Asana et godt værktøj til at blive klogere på nuværende og kommende gøremål for dig selv og dit team.

For at få succes med Asana kræver det, at man husker at følge op og løbende krydse de opgaver af, som man har løst. 

For at oprette en bruger går du til hjemmesiden asana.com. Her klikker du på oprettelse og følger de anviste trin. I løbet af disse trin skal du angive en e-mail, lave en kode og et brugernavn samtidig med, at du bliver hjulpet igennem oprettelsen af dit første projekt og får hjælpsomme forslag til, hvordan du kan oprette og prioritere dine opgaver.

Når du har oprettet din bruger og dit første projekt, får du mulighed for at invitere flere til profilen. Herefter har I en fælles værktøjskasse at arbejde med, og så kan I gå gang med at oprette projekter.

Når du ankommer til Asanas hjemmeside, er første stop “Try for Free”, som du ser i øverste højre hjørne.

Du opretter dig herefter med en mail - det anbefales at det er en arbejdsmail.

Tredje trin er at angive navn og vælge en kode: Husk nu at gøre din kode svær at bryde - og husk at skifte den jævnligt efterfølgende.

På dette tidspunkt får du så lov at følge en guide, der opretter dit første projekt. 

De forskellige måder at vise projektet kan du eksperimentere med, efter du har indsat et par elementer.

Du er nu oprettet og vil stå ved denne skærm.

Herfra oprettes nye projekter ude til venstre under fanen “My Workspace” og nye opgaver oprettes ved at klikke på en ledig linje.